01
Klantgegevens in privéaccounts
Medewerkers plakken stukken uit dossiers in gratis chatbots. Waar die gegevens terechtkomen en hoe lang ze bewaard blijven, weet niemand.
Voor het Nederlandse mkb
Eén veilige AI-werkomgeving voor je hele kantoor.
Je medewerkers werken met AI op jullie eigen documenten, binnen de rechten van hun afdeling. Jij houdt de sleutels, het logboek en het AI-register dat de AI Act van je vraagt in eigen hand.
Data in EuropaRechten per afdelingStart met een AI-audit
app.noxtrack.com
Wat hebben we met Jansen BV afgesproken over de uitgestelde aangifte?
De aangifte is in maart met een jaar uitgesteld, in overleg met de klant. De afspraak staat in het gespreksverslag van 14 maart.
Bron, Dossier Jansen BVAfdeling Fiscaal3 verzamelingen · 8 gebruikers
Herkenbaar?
AI wordt al gebruikt in je kantoor. Alleen niet onder jouw voorwaarden.
Dat komt niet door onwil. Het gaat vanzelf, iemand probeert een gratis chatbot, het werkt, en een half jaar later staat er klantdata in privéaccounts.
02
Losse abonnementen, losse afspraken
De één betaalt ChatGPT via zijn eigen creditcard, de ander gebruikt niets. Wie vertrekt neemt zijn account en al zijn gesprekken mee.
03
Geen antwoord als iemand ernaar vraagt
Vraagt een klant of een auditor wat jullie met AI doen, dan staat het antwoord in niemands hoofd op papier. Sinds 2 augustus 2026 verwacht de AI Act dat wel van je.
Wat je krijgt
Eén omgeving waarin het veilige pad ook het makkelijke pad is.
Je medewerkers krijgen een betere AI-omgeving dan ze zelf hadden. Jij krijgt de grip die je miste. Niemand hoeft iets bij te houden.
Eén AI-werkplek voor iedereen
Medewerkers loggen in op één omgeving en werken daar met de modellen van OpenAI en Anthropic. Geen losse accounts, geen privésleutels, geen creditcards.
OpenAI
Anthropic
Privéaccounts
Jullie documenten als bron
Koppel documentverzamelingen per afdeling, via upload of rechtstreeks vanuit Google Drive en SharePoint. De AI antwoordt op basis van jullie eigen dossiers, en modellen trainen niet op jullie gegevens.
Dossiers cliënten
Jaarrekeningen
Loonadministratie
Rechten per afdeling
Fiscaal ziet fiscale dossiers, de loonadministratie ziet salarisgegevens. Wie ergens niet bij mag, kan er via de AI ook niet bij.
AfdelingBronToegang
FiscaalFiscale dossiersJa
LoonadministratieSalarisgegevensJa
FiscaalSalarisgegevensNee
Sleutels centraal, nooit bij de medewerker
De sleutels van de modelleveranciers staan centraal in de omgeving en komen nooit op een laptop terecht. Vertrekt iemand, dan zet je één account uit.
Sleutels
Centraal in de omgeving
Op laptops
Nooit
Vertrekt iemand
Eén account uit
Leveranciers
OpenAI en Anthropic
Het AI-register vult zichzelf
Elk gebruik krijgt een logregel. Het register laat zien welke toepassingen draaien, met welke modellen en bronnen, en onder wiens verantwoordelijkheid. Exporteren kan als PDF of CSV, voor klant of auditor.
ToepassingModelVerantwoordelijke
DossierassistentClaudeM. Jansen
AangiftecontroleGPTS. Bakker
ExportPDFCSV
Data in Europa
De omgeving draait in Europa. Jullie documenten, logs en register ook.
Dat is het verschil met de Amerikaanse aanbieders van dit soort gereedschap. Alles wat wij van je zien, blijft binnen de EU.
Waar het draait
De omgeving en de database staan in een datacenter binnen de EU. Je documenten, de rechten per afdeling, de vastlegging van het gebruik en het register verlaten Europa niet.
Wat er wel de grens over gaat
De vraag zelf gaat naar het model van de leverancier die je kiest. Kies je bij OpenAI of Anthropic een Europese regio, dan blijft ook die stap in Europa. Kies je een Amerikaanse, dan zie je in het register om welke afdelingen en bronnen het gaat.
Wat we bewaren, en hoe lang
Standaard leggen we per gesprek alleen vast dát het plaatsvond: het moment, de afdeling, het model en de bronnen die erbij gebruikt zijn. De inhoud schrijven we alleen mee als je dat aanzet. De bewaartermijn staat standaard op 90 dagen en is zelf in te stellen. Jullie documenten staan in de omgeving zolang jij dat wilt en zijn per verzameling te verwijderen.
Voor wie
Gebouwd voor kantoren die met vertrouwelijke gegevens werken.
Accountants- en administratiekantoren
Jaarrekeningen, fiscale dossiers en loonadministratie, gescheiden per afdeling.
Assurantie- en financieel adviseurs
Polissen en klantdossiers als bron voor advies en backoffice, ieder binnen de eigen rechten.
Zorgpraktijken en klinieken
Verslagen en verwijzingen verwerken zonder dat er iets in een gratis chatbot belandt.
AI Act
Wat er sinds 2 augustus 2026 van je verwacht wordt
Niet de versie met hoog-risicosystemen en boetes van tientallen miljoenen, maar wat er geldt als je bedrijf tien tot vijftig man telt. Het komt neer op twee vragen: wat gebeurt er met AI in je bedrijf, en wie kan via AI bij welke gegevens.
- Een register van de AI-systemen die je gebruikt
- Kunnen laten zien wie via AI bij welke gegevens kan
- Beleid en aantoonbare kennis bij de mensen die ermee werken
- Transparantie richting je klanten over je gebruik van AI
- Afspraken met je leveranciers over verwerking van gegevens
AI-audit
Plan de auditEerst weten waar je staat? Begin met de AI-audit.
In de audit brengen we in kaart welke AI-tools er nu in je kantoor gebruikt worden, ook de tools waar je niet van wist. Je krijgt een overzicht van wat er draait, waar klantgegevens heen gaan en wat de AI Act daarvan vindt. Het resultaat is een rapport dat je direct kunt gebruiken als eerste vulling van je AI-register, of je daarna met Noxtrack verder gaat of niet.
Plan een kennismaking.
In een half uur brengen we in kaart wat er nu al met AI gebeurt in je kantoor en hoe de omgeving er voor jullie uitziet. Liever eerst mailen? hello@noxtrack.com
Veelgestelde vragen
Wat je waarschijnlijk wilt weten
Staat je vraag er niet bij? Mail hello@noxtrack.com.
In een datacenter binnen de EU. Alleen de afdelingen die jij aanwijst kunnen erbij, en de modellen trainen niet op jullie gegevens.
Nee. Je koppelt bronnen per afdeling en bepaalt wie in welke afdeling zit. De AI kan alleen antwoorden uit bronnen waar die medewerker recht op heeft.
Noxtrack levert het register en de vastlegging die de AI Act vraagt voor de systemen die je gebruikt. Beleid en kennis bij je mensen blijven jouw deel. Op de AI Act pagina staat precies wat er van je verwacht wordt.
Die kunnen weg. De omgeving vervangt de abonnementen per medewerker. De sleutels bij de modelleveranciers blijven gewoon van jullie.
Dat hangt af van het aantal afdelingen en wat je wilt vastleggen. In de kennismaking krijg je een concreet bedrag, geen offertetraject.
De basisomgeving staat binnen een paar dagen. Daarna richten we samen de documentverzamelingen en de rechten per afdeling in.
